Культура управления: ключевые аспекты

Любой бизнес — это коммерческая деятельность, одна из главных целей которой — зарабатывание денег. Более того, бизнесу самому, как автомобилю — бензин, нужны деньги для того, чтобы работать. Возникает много вопросов: как относиться к деньгам в компании? В какой форме они в ней могут быть представлены? Откуда они в ней берутся? Как их правильно учитывать? Все эти вопросы образуют большую тему — управление финансами в бизнесе. Давайте начинать!

Содержание

• Деньги: различия обывательского и бизнес-подхода
• Финансовые термины, которые должен знать директор
• Откуда берутся деньги в компании?
• Построение финансового учёта
• Зачем нужен бухгалтер, и в каком формате с ним сотрудничать?
• Финансовый кризис компании и его предотвращение
• Заключение

Деньги: различия обывательского и бизнес-подхода

Как мы относимся к деньгам на обывательском уровне? Всё правильно — стремимся к тому, чтобы их было как можно больше в кармане, кошельке, на банковской карточке, во вкладе. Этот подход естественен и правилен в быту, но он порождает проблему, когда обыватель создаёт бизнес и начинает заниматься им. Человек переносит в свою компанию обывательское представление о деньгах, и это приводит к неприятным последствиям.

Предпринимателю кажется, что важнейшая цель — в том, чтобы остаток на расчётном счёте был как можно больше. Это — ошибка, поскольку деньги — это лишь один из ресурсов бизнеса. Кроме него, есть и иные — товарные остатки, основные средства, кредиторская и дебиторская задолженность и другие. Развивая в себе директорское мышление, научитесь относиться к деньгам как к ресурсу и усвойте, что главная цель — не в увеличении их количества на счёте, а в наиболее оптимальном использовании всех ресурсов компании.

Есть ситуации, в которых небольшое количество денег на расчётном счёте — это благо. Поясню сказанное на простых примерах. В вашем распоряжении было 500 тыс. руб., и вы закупили на эту сумму товар на склад для дальнейшей продажи на Wildberries. У вас появился товарный остаток. Если товар был выбран вашим аналитиком правильно — он разлетится, как горячие пирожки, и даст вам выручку в 800 тыс. руб. — а значит, обнулить банковский счёт и сделать закупку было благом, верным решением.

Но допустим, что ваш аналитик совершил ошибку, и вы закупили товар, который оказался невостребованным. На складе появился неликвид, вы не знаете, что с ним делать, и в итоге распродаёте его с убытком, получая выручку 300 тыс. руб. В этой ситуации обнуление банковского счёта при закупке стало не благом, а злом. Вот и получается, что деньги как таковые не сыграли решающей роли. Её сыграла степень ликвидности другого актива бизнеса — закупленного товара.

Достали низкие продажи на WILDBERRIES?

Кстати, если Вы хотите узнать все о том, как поднять продажи на WILDBERRIES – рекомендую подписаться на бесплатный Telegram канал: @Astrakov_PRO. Автор проводит очень крутые живые эфиры и вебинары по самым важным и острым темам, разбирает успешные кейсы, делится опытом и секретными фишками. Рекомендую! У участников продажи на WILDBERRIES идут вертикально вверх! Подписаться на канал

Финансовые термины, которые должен знать директор

Чтобы продолжить разговор об управлении финансами, нужно разобраться в нескольких терминах, которые обязательно должен знать и понимать директор

Расходы. Здесь всё просто:это — любые суммы, которые вы тратите при управлении компанией. Закупка товара, выплата зарплаты, перечисление налогов, покупка компьютеров и так далее — всё это расходы.

Затраты. Это — более узкое понятие, которое является частью более ёмкого понятия «расходы». Затратами в финансовом учёте называют суммы, которые вы тратите, но которые вернутся к вам со временем. Оплата товара поставщику — это затрата, поскольку товар будет продан (в идеале — с прибылью). Оплата рекламы — это затрата, поскольку она принесёт новых покупателей и новые заказы. Расходы на учебный курс для специалистов отдела продаж — это тоже затраты, поскольку они приведут к повышению эффективности компании через профессионализм персонала.

Ликвидность. Это — степень лёгкости, с которой можно продать неденежный актив и превратить его в деньги. У сезонного товара в разгар сезона — максимальная ликвидность: он уходит на Wildberries «влёт», вы быстро получаете за него денежную выручку. У мебели и компьютеров в офисе — минимальная или нулевая ликвидность.

Связанный капитал. Это — активы, ликвидность которых минимальна или полностью отсутствует. Вы потратили деньги на покупку мебели — и, с одной стороны, вы не лишились ваших средств, ведь у вас в офисе появился актив — мебель. С другой стороны, вы не можете (да и не собираетесь) продать эту мебель — а значит, капитал, который вы вложили в её покупку, оказался связанным.

Откуда берутся деньги в компании?

Первый источник — уставный капитал компании. Это — деньги, которые вложили учредители бизнеса в него на старте. На практике чаще встречается использование собственных средств предпринимателя, на которые он начинает бизнес. Если бизнесмен не создаёт юридическое лицо, эти деньги с юридической точки зрения не являются уставным капиталом, но их суть и назначение от этого не меняются. Отношение к этим деньгам простое — это ваши собственные средства, вы не обязаны никому ничего возвращать после того, как израсходовали их.

Второй источник — заёмные средства. Могут вовлекаться в компанию как на старте, так и по ходу деятельности. Речь может идти о займах — деньгах, которые предпринимателю дают в долг любые лица, и кредитах — деньгах, которые бизнесмену дают в долг банки и другие кредитные учреждения. Отношение к этому источнику финансов строится на трёх китах, которые перечислены в Гражданском кодексе РФ — возвратности, платности и срочности.

Третий источник — предоплата от покупателей. Суть понятна и не нуждается в пояснениях: вам уже заплатили за товар, в компании появились эти деньги, но товар ещё не закуплен и не отправлен покупателю. Отношение простое и однозначное: выполняем наши обязательства, закупаем товар и отгружаем его покупателю.

Четвёртый источник — кредиторская задолженность. Допустим, вы работаете уже длительное время, и у вас сложились прекрасные отношения с поставщиком. Он начал отгружать вам товары с отсрочкой платежа. Вы получили партию товара на таких условиях и быстро распродали её. В компании появились деньги — это оплаты от покупателей, но вы ещё не перечислили их поставщику, поскольку срок оплаты ещё не наступил.

Пятый источник — прибыль бизнеса. Здесь тоже всё понятно: директор направляет часть прибыли, которая осталась после выплаты зарплат, налогов и других обязательных платежей, на закупку нового товара. Отношение — такое же, как к уставному капиталу, то есть к собственным средствам: израсходовав прибыль на закупку товара, вы никому ничего не должны.

Построение финансового учёта

В основе финансового учёта и управления финансами — два кита: точный учёт всех ресурсов компании и строгое документирование всех операций с ними. Директор в любой момент должен точно знать, сколько в компании денег и товаров, оборотных и необоротных активов — это даёт прозрачность, без которой невозможен системный бизнес.

Второй кит — это документооборот, который должен организовать в бизнесе профессиональный директор. Финансисты рекомендуют формировать несколько видов внутренней отчётности:

• отчёты о движении денежных средств. В них директор или бухгалтер отражает все приходы и расходы денег — оплаты от покупателей, кредиты, перечисления поставщикам, выплату зарплаты и другие. Эти отчёты дают упомянутую прозрачность — позволяют видеть все без исключения движения денежных средств;
• бюджет доходов и расходов. Суть этого документа — в том, что в нём отражаются суммы по фактическим отгрузкам. Предположим, вы за месяц отгрузили покупателям товар, закупочная стоимость которого составила 1 млн руб. Эта сумма попала в бюджет доходов и расходов. При этом вы ранее получили за этот товар оплату в размере 1,3 млн. руб. — эта сумма попала в отчёт о движении денежных средств. Сравнение двух документов позволяет рассчитать чистую прибыль компании;
• платёжный календарь. Необходимый и полезный инструмент, в котором вы как директор фиксируете все предстоящие оплаты — поставщикам за товар, закупленный с отсрочкой платежа, сотрудникам за работу и другие. В календаре появляются связки точных дат и точных сумм. При его наличии вы никогда не пропустите обязательный платёж.

Директор не обязан каждую минуту находиться в офисе, если бизнес ведётся в режиме офлайн, или быть на связи при удалённой работе. При этом сотрудникам — например, менеджерам — часто бывают нужны деньги на те или иные платежи, относящиеся к деятельности компании.

Чтобы решить эту коллизию, вы как директор можете издать приказ о том, что такой-то сотрудник имеет право использовать такую-то сумму на такие-то цели за такой-то срок. Сотрудник принимает на себя ответственность за подотчётные деньги, которые он берёт и тратит, но в то же время у него отпадает необходимость каждый раз искать директора, то есть вас, когда эти деньги становятся нужны.

Достали низкие продажи на WILDBERRIES?

Кстати, если Вы хотите узнать все о том, как поднять продажи на WILDBERRIES – рекомендую подписаться на бесплатный Telegram канал: @Astrakov_PRO. Автор проводит очень крутые живые эфиры и вебинары по самым важным и острым темам, разбирает успешные кейсы, делится опытом и секретными фишками. Рекомендую! У участников продажи на WILDBERRIES идут вертикально вверх! Подписаться на канал

Зачем нужен бухгалтер, и в каком формате с ним сотрудничать?

Большинство предпринимателей легко начнёт отвечать на первый вопрос: бухгалтер учитывает финансы компании, оформляет отчёты и другие документы, относящиеся к финансам. Всё это верно, но в работе бухгалтера есть ещё один смысл, о котором часто забывают: этот специалист защищает бизнес от неожиданных штрафов и пеней.

Если в вашей компании будет работать опытный и квалифицированный бухгалтер, вы никогда не пропустите сроки уплаты налогов и других обязательных платежей, подачи отчётов в налоговую инспекцию и другие ведомства, не ошибётесь при расчётах сумм платежей.

Классический формат сотрудничества бухгалтеров с собственниками бизнеса — постоянная работа в штате. У такой формы занятости есть плюс: вы как директор можете в любой момент обратиться к бухгалтеру с возникшим финансовым вопросом. Минусы работы бухгалтера в штате — необходимость создавать для него рабочее место, ежемесячно платить ему зарплату, прописывать под него бизнес-процессы, контролировать его работу.

Есть ещё один формат сотрудничества с бухгалтерами, популярность которого в наше время весьма высока — аутсорсинг. Бухгалтер из аутсорсинговой компании с максимальной вероятностью будет высоким профессионалом, ведь ему приходится работать не только с вашей, но и со многими другими компаниями. Такой бухгалтер не занимает рабочее место и не требует контроля.

У аутсорсинга есть недостаток: бухгалтер, с которым вы сотрудничаете по такой схеме, доступен для взаимодействия не всегда. Более подробно о схемах сотрудничества с бухгалтером и другими специалистами я рассказываю на уроке, посвящённом управлению задачами и проектами.

Финансовый кризис в компании и его предотвращение

Первый и, пожалуй, самый главный признак надвигающегося кризиса — уменьшение скорости роста прибыли в сравнении со скоростью роста оборота. Приведу пример. Вы сравниваете данные два года работы своей компании. Видите, что оборот вашей компании за год увеличился на 80%.

Вы считаете этот показатель хорошим, но: затем вы переходите к анализу прибыли и видите, что она за год увеличилась всего на 40%. Это — серьёзный повод для беспокойства: ваш бизнес движется к кризису. При таком движении прибыль скоро станет нулевой — это понятно даже арифметически. Пока не поздно, нужно принимать меры к предотвращению финансового кризиса и спасению компании. Директору доступны несколько инструментов — «спасательных кругов».

Пересмотр системы мотивации и оплаты труда. Ваша задача — отказаться от окладов. Я подробно рассказывал об этом на других уроках. Оклады — это постоянные расходы на содержание сотрудников, но далеко не факт, что эти сотрудники приносят вам сопоставимую финансовую пользу. Многие сотрудники могут испытать шоковое состояние при отмене окладов и поспешат уволиться — но вам именно это и нужно, ведь вы получите экономию, а при отлаженной системе найма легко наймёте на место ушедших специалистов других, не менее профессиональных.

Реструктуризация задолженностей. Если у вас накопились долги по кредитам, и выплаты по ним «съедают» существенную часть прибыли — отправляйтесь в банки и, излучая уверенность, договаривайтесь о реструктуризации долгов. Если вы задолжали поставщикам — соответственно, отправляйтесь к ним и так же уверенно договаривайтесь об отсрочке и рассрочке оплат, обещая взамен продолжить постоянные закупки.

Заключение

Не забывайте о том, что управление финансами и ведение финансового учёта — важнейшие компетенции директора. Пользуйтесь рекомендациями из этого урока, изучайте финансовые вопросы более глубоко, и вы защитите бизнес, которым управляете, от банкротства!

Пора прощаться…

Уважаемый читатель, понравилась моя статья? Меня зовут Астраков Дмитрий, я основатель WBStat.PRO, автор тренинга «В ТОП на WILDBERRIES». Хотите узнать, КАК ПОДНЯТЬ ПРОДАЖИ НА WILDBERRIES? Подпишитесь на мой бесплатный Telegram-канал: @Astrakov_PRO – там каждый день выходит самая крутая информация о WildBerries: