Контроль сотрудников: стратегии и инструменты

Что нужно владельцу бизнеса на Wildberries, чтобы его дело успешно развивалось? Можно перечислить много элементов — отлаженные бизнес-процессы, грамотно подобранный штат, правильная система найма и прочее. Важное место в этом ряду занимает ещё один элемент — эффективная система контроля сотрудников. Для чего она нужна, и как её построить? Расскажу на этом уроке!

Содержание

• Для чего нужен контроль сотрудников?
• Несколько точек контроля — это важно
• Система отчётности: проблемы внедрения и их решения
• Какие отчёты нужны собственнику бизнеса?
• Общение с владельцем бизнеса — важная контрольная точка
• Заключение

Для чего нужен контроль сотрудников?

Он — неотъемлемая часть системного подхода, о котором я рассказываю в отдельном уроке. Без этой части системный подход невозможен, а без системности — нет развития. Это звучит круто, но давайте сформулирую более конкретно и приземлённо: контроль сотрудников нужен для прозрачности бизнеса и информированности собственника обо всех процессах, которые в нём идут.

С контролем и прозрачностью тесно связаны два других критерия системного бизнеса — управляемость и прогнозируемость. Здесь всё просто: согласитесь, невозможно управлять продажами на Wildberries и прогнозировать их, не контролируя работу , дизайнеров SEO-оптимизаторов, менеджеров и других сотрудников.

Итак, разобрались: для системного — а значит, успешного — бизнеса на Wildberries жизненно необходим контроль сотрудников, как и другие условия — прозрачность, управляемость и прогнозируемость.

Но как организовать такой контроль? Согласитесь, собственник не может постоянно стоять за спиной каждого сотрудника и при «косяках» бить палкой по рукам — он не для этого создавал свой бизнес, это незаконно, да и чисто технически невозможно. На всё есть свои приёмы и технологии, и сейчас я о них расскажу. Но сначала поговорим о множественности контрольных точек — это обязательное условие.

Несколько точек контроля — это важно

У кого в компании, если не говорить про собственника, максимум информации о том, как работают рядовые сотрудники? Правильно — у директора, поскольку это высшая должность в иерархии. Казалось бы, именно через директора и нужно контролировать сотрудников, ведь это самая информативная точка контроля. Это верно, но лишь отчасти. Да, хороший директор владеет ситуацией и способен дать собственнику бизнеса информацию о ней — но далеко не факт, что эти данные будут объективными:

• директор может добросовестно заблуждаться, не знать о каких-то ошибочных действиях сотрудников, их халатности, технических проблемах, которые у них возникают. Условно говоря, директор может не знать, что у фотографов и дизайнеров глючат компьютеры, поэтому с визуальным оформлением карточек товаров возникают проблемы со сроками — он и не должен об этом знать, это слишком мелкий уровень для него;
• директор может затаитьзлой умысел, в лучшем случае — чтобы завысить показатели своей работы и получить прибавку к зарплате, в худшем — с целью «отжать» бизнес на Wildberries у его создателя, то есть у вас. Преследуя свои коварные цели, директор умышленно сообщает собственнику недостоверные, завышенные, данные о работе сотрудников, ведь у него в руках — все инструменты для искажения действительности. Собственник получает некую «розовую» картину, в которой SEO-оптимизаторы успешно выводят карточки в топ на Wildberries, дизайнеры творят художественные чудеса, и так далее — при том, что в действительности сотрудники «косячат» или ленятся.

Вы скажете: «Нет, так не пойдёт!» — и будете совершенно правы. Ни в коем случае нельзя ограничиваться единственной точкой контроля, будь то генеральный директор, исполнительный, менеджер или кто-то ещё. Контрольных точек должно быть много — это даст многократное дублирование информации о том, как работают сотрудники. Рассказываю, что нужно делать, чтобы получить такую множественность точек контроля:

• собирать информацию о работе персонала не только у директора, но и у других сотрудников — например, менеджеров, руководителей направлений, словом, всех, у кого в подчинении есть нижестоящие сотрудники;
• получать обратную связь от клиентов — покупателей товаров на Wildberries. Отзывы от них нередко говорят о проблемах в работе рядовых сотрудников — например, отвечающих за ассортимент, дизайн, комплектацию и упаковку. Ответы этих самых сотрудников на отзывы (или отсутствие ответов при том, что они вообще-то должны быть) — тоже показатель качества работы персонала;
• обязать сотрудников документировать все действия, которые они выполняют — например, с помощью CRM. Затем с определённой периодичностью снимать отчёты с CRM и сравнивать их с информацией, которую дают менеджеры и директор. Бездушная, бесстрастная и неподкупная электронная система не допустит никакого мухлежа. Это значит, что у вас будет объективная и достоверная информация о том, как работают сотрудники и компания в целом.

Система отчётности: проблемы внедрения и их решения

Поговорим о ключевом элементе, который обязательно должен быть в системе контроля сотрудников, — системе отчётности. Начну с того, с чем многие, я уверен, уже сталкивались: почти все недолюбливают отчёты. Их не любят как рядовые сотрудники, которые их составляют, так и руководители, которые их принимают. Причина такой нелюбви тоже давно известна — это страх, в основе которого — негативный опыт из прошлого:

• рядовые сотрудники, у которых возникает необходимость писать отчёты, говорят: ыек«Мы занимаемся делом, а нас заставляют писать какие-то бумажки и тратить на это время»;
• руководители, видя такое негативное отношение, понимают, что отчёты могут быть недостоверными, а информация в них — высосанной из пальца, и тоже недовольны таким положением вещей.

Более того, у руководителей возникает ещё одна проблема — непонимание того, зачем реально нужны отчёты. Да, они прочитали умные книжки, да, они услышали, что система отчётности необходима — и тупо, механически внедряют её в свой бизнес.

В глубине души собственники и директора при этом понимают, что при таком подходе система отчётности — это сплошная фальшивка, пустота и никчёмность. Заканчивается всё тем, что сотрудники неделю-другую попишут отчёты, и бросят это дело — а руководство не будет возражать, потому что ему это тоже не нужно.

Как сделать так, чтобы система отчётности превратилась в реально работающий инструмент для контроля сотрудников? Как добиться, чтобы у персонала не было отторжения отчётов, а вместо него появилось понимание, что они нужны и полезны?

Сделать так, чтобы отчёты были простыми. Не нужны громоздкие формы, не нужны сложные опросники с кучей вопросов — нужно добиться того, чтобы на составление отчёта (скажем, еженедельного) у рядового сотрудника уходило 5-10 минут.

Обеспечить реальную практическую ценность отчётов и разъяснить её сотрудникам. Самый простой и эффективный способ решить эту задачу — связать отчёты с KPI, то есть с показателями работы сотрудников, от которых зависит их зарплата. Регулярное составление отчётов должно стимулироваться, пренебрежение этой обязанностью — штрафоваться.

Разделить в отчётах действия и достигнутые результаты. Пусть сотрудники заполняют два столбца. В левом пусть они перечисляют действия, которые они фактически выполнили за отчётный период (скажем, за ту же неделю) — «Я разработал семантическое ядро», «Я проанализировал продажи по WBStat.PRO» и так далее. В правом пусть сотрудники пишут результаты, к которым фактически привели выполненные действия — «Товар поднялся в выдаче Wildberries по таким-то ключевым запросам», «Договорился о таких-то закупочных ценах с поставщиком» и так далее.

Такой подход позволит как самим сотрудникам, так и руководству увидеть в отчётах реальную пользу, которую они приносят бизнесу — а это, по большому счёту, и есть та цель, ради которой мы выстраиваем всю систему контроля. Кроме того, такой подход позволит собственнику и директору абсолютно предметно и конкретно разговаривать с сотрудниками о проблемах и проводить с ними работу над ошибками — потому что все болевые точки неэффективности, назовём это так, будут как на ладони.

Достали низкие продажи на WILDBERRIES?

Кстати, если Вы хотите узнать все о том, как поднять продажи на WILDBERRIES – рекомендую подписаться на бесплатный Telegram канал: @Astrakov_PRO. Автор проводит очень крутые живые эфиры и вебинары по самым важным и острым темам, разбирает успешные кейсы, делится опытом и секретными фишками. Рекомендую! У участников продажи на WILDBERRIES идут вертикально вверх! Подписаться на канал

Какие отчёты нужны собственнику бизнеса?

Первое — это обычные, общие отчёты, которые составляют рядовые сотрудники с определённой периодичностью — например, раз в неделю. Фотографы пишут о своих творческих успехах и проблемах в работе, SEO-шники — о своих, копирайтеры — о своих, и так далее.

К простым отчётам предъявляем минимум требований: никаких сложных форм, никаких бланков установленного образца. Дам полезную рекомендацию: позвольте сотрудникам писать эмоциональные отчёты, избегая скучного канцелярского языка. Поверьте, что информация, изложенная с эмоциями, даст вам гораздо более полную картину того, что реально происходит в вашем бизнесе.

Второе — это отчёты о продажах. За их составление отвечает менеджер, который, соответственно, занимается продажами. Такие отчёты целесообразно составлять раз в неделю. В период пиковых продаж вы можете потребовать делать это ежедневно.

Третье — это отчёты о зарплатах. Раз в месяц их составляет финансовый директор или другой сотрудник, отвечающий в вашем бизнесе за финансы. Отражает в них все движения денег по сотрудникам — фиксированные выплаты, премии, бонусы, штрафы, удержания.

Четвёртое — это отчёт о cash flow, то есть денежном потоке. Достаточно глобальный документ, отражающий абсолютно все движения денег в компании — приходы и расходы, наличку и безнал, электронные деньги и прочее. Отчёт о cash flow, что логично, составляет сотрудник, отвечающий за финансы компании.

Пятое — это отчёт о задолженностях вашего бизнеса. В нём — две обязательные части: кредиторская и дебиторская задолженность (выражаясь иначе, сколько должны мы, и сколько должны нам).

Вроде бы все понимают, что без отчётов, касающихся денег — о зарплатах, cash flow, задолженностях — невозможно финансовое планирование в бизнесе. В то же время, как показывает опыт, многие владельцы бизнесов на Wildberries не составляют эти отчёты, и нередко их останавливает страх.

Предприниматели видят сиюминутную картину — деньги приходят и уходят, зарплаты платятся, товары закупаются и продаются, и всё, они ограничиваются этим. Если же подсчитать все активы и пассивы, предприниматель интуитивно понимает, что может получиться очень безрадостная общая картина (например, значительный минус), и боится её увидеть.

Такой подход нужно пресекать на корню: финансовое неведение — прямая дорога к банкротству, что доказано неудачным опытом огромного количества предпринимателей. Если ваш бизнес на Wildberries только начинается — сразу возьмите за правило чётко учитывать все финансы. Если он уже активно действует — обязательно наведите порядок в этой сфере.

Ещё один отчёт, который я рекомендую ввести в компании — сочинения в свободной форме, которые раз в месяц пишут директор и другие ключевые сотрудники. Пусть они отражают в таких сочинениях, что хорошего произошло в бизнесе за месяц, а что — плохого, что можно улучшить, что — упразднить, а что — оставить как есть. Такие отчёты станут для вас ещё одной точкой контроля сотрудников и бизнеса в целом.

Общение с владельцем бизнеса — важная контрольная точка

Отчёты — это важно и нужно, но никто не отменял живое общение сотрудников с собственником. Встречи с персоналом для обсуждения злободневных проблем очень важны — они дополняют картину бизнеса, которая есть у собственника, и позволяют принимать правильные управленческие решения.

С рядовыми сотрудниками можно встречаться коллективно, в группах — это позволит людям высказаться в кругу коллег, подискутировать, совместно обсудить проблемы. С директором и другими ключевыми сотрудниками лучше общаться за закрытыми дверями — вопросы, которые с ними решает собственник, не предназначены для широкого обсуждения. Во всех без исключения случаях живое общение сотрудников с владельцем бизнеса — важная точка контроля, и ей не стоит пренебрегать.

Заключение

Помните о важности контроля сотрудников. Создавайте множество контрольных точек и используйте их все. Внедряйте систему отчётности, но делайте это грамотно — так, как я рассказал в этом уроке. Общайтесь с вашими сотрудниками о наболевшем, корректируйте свою управленческую стратегию с учётом этого общения, вам обеспечен стабильный рост и развитие!

Пора прощаться…

Уважаемый читатель, понравилась моя статья? Меня зовут Астраков Дмитрий, я основатель WBStat.PRO, автор тренинга «В ТОП на WILDBERRIES». Хотите узнать, КАК ПОДНЯТЬ ПРОДАЖИ НА WILDBERRIES? Подпишитесь на мой бесплатный Telegram-канал: @Astrakov_PRO – там каждый день выходит самая крутая информация о WildBerries: