Управление задачами и проектами: взгляд директора

Собственник бизнеса решает массу задач. Со временем у него появляется команда. Возникает вопрос: как распределять задачи между сотрудниками? Кому доверить более ответственные, а кому — менее важные бизнес-процессы? Если предприниматель мыслит и действует, как директор, он понимает, что он вплотную подошёл к управлению проектами и задачами. На этом уроке мы поговорим о том, как правильно выстроить такое управление с точки зрения директора. Давайте начинать!

Содержание

• Разберёмся с терминами: задачи, проекты, стратегия
• Кто решает задачи и реализует проекты?
• Ключевой принцип распределения задач между исполнителями
• Как платить исполнителям за работу?
• Аутсорсинг и фриланс: выносим бизнес-процессы за пределы компании
• Заключение

Разберёмся с терминами: задачи, проекты, стратегия

Чтобы начать погружение в тему, в первую очередь нужно определиться с терминами, которые мы будем использовать. На этом уроке мы будем оперировать тремя ключевыми понятиями.

Задачи. Это — все без исключения операции, которые приходится выполнять в рамках бизнеса, в том числе при работе на маркетплейсе. Написание текста для карточки товара, создание набора фотографий для неё, упаковывание товара, создание штрих-кодов, отправка с водителем на склад Wildberries и так далее — всё это мы называем задачами.

Проекты. Более высокоуровневое понятие. Проектом мы называем цепочку из нескольких задач, которые выполняются последовательно и ведут к определённому ожидаемому результату. Возьмём в качестве примера добавление нового товара в ассортимент. Если у предпринимателя есть директорское мышление, он рассматривает это именно как проект. В цепочку задач этого проекта входит всё, что нужно сделать — от анализа товарных ниш и определения востребованности нового товара до его отгрузок покупателям и вывода в топ на Wildberries.

Стратегия. Это — понятие высшего уровня. В рамках стратегии и для её реализации в бизнесе создаются и выполняются все без исключения проекты и задачи. Директор чётко видит стратегию: это — занятие лидерских позиций на рынке, максимально возможное увеличение базы покупателей, оборота и прибыли, оттеснение конкурентов, выход в топ на Вайлдберриз.

Кто решает задачи и реализует проекты?

После того, как мы разобрались с понятиями, возникает следующий вопрос: кто решает задачи, реализует проекты и действует в рамках бизнес-стратегии? Понятно, что это делают люди, обладающие необходимыми компетенциями, но ктоони? Здесь возможно несколько вариантов.

Штатные сотрудники. Работают только в вашем бизнесе и только на вас. Это — аналитики, SEO-оптимизаторы, дизайнеры, фотографы, другие специалисты. В грамотно построенном, системном бизнесе в этот список входят ещё и менеджеры, которые управляют узкими специалистами.

Использование труда штатных сотрудников имеет свои плюсы, и один из главных — тесная связь с вашей компанией. Сотрудник, состоящий в штате, связывает своё будущее с вашим бизнесом — а значит, он боится потерять своё рабочее место и, как следствие, сильно мотивирован на качественную работу. Есть ещё один плюс — гибкость. Штатные сотрудники всегда доступны, поэтому им проще ставить задачи и контролировать их выполнение.

Не забывайте о том, что у штатных сотрудников есть и минусы. Как правило, им приходится платить оклады, а это — прямые затраты на содержание работников. Сотрудники постоянно должны быть чем-то загружены, а если это не так — ваши расходы на них будут сгорать впустую. Некоторые издержки приходится нести на создание условий труда штатных сотрудников — речь идёт о мебели, компьютерах, программном обеспечении.

Сотрудники, работающие по совместительству. Одну часть своего рабочего времени они тратят на ваш бизнес, другую — на работу в какой-то другой компании. Преимущество сотрудничества с совместителями — экономия, которую вы получаете: платите работникам только за то время, когда они работают у вас. Есть недостатки: слабая связанность с бизнесом, низкая вовлечённость в дела компании, недоступность совместителей в определённые отрезки времени.

Специалисты аутсорсинговых компаний. Предлагают готовые, отлаженные бизнес-процессы. Оказывают услуги большому количеству клиентов, поэтому доводят процессы до совершенства. Преимущество сотрудничества с аутсорсинговыми компаниями — в том, что внутри самой компании не нужно создавать и оптимизировать бизнес-процесс.

Частный случай — передача на аутсорс фулфилмента при отгрузках по схеме FBS. В этом случае аутсорсинговая компания берёт на себя все задачи, связанные со складским хранением, упаковкой и отправкой товаров. Есть и недостатки, более подробно о них я расскажу далее.

Фрилансеры. Внештатные самозанятые сотрудники, способные выполнять те или иные работы для онлайн-бизнеса на маркетплейсе. Частный случай — копирайтеры на фрилансе, которые пишут тексты для карточек товаров. О плюсах и минусах работы с фрилансерами я также расскажу чуть позже, уже более подробно.

Ключевой принцип распределения задач между исполнителями

Мы перечислили всех, кто выполняет задачи и реализует проекты. Теперь пора разобраться, как распределять эту работу между разными типами исполнителей.

Есть принцип, которому должен следовать директор. Задачи, связанные с управлением бизнесом, нужно оставлять внутри компании, а технические задачи стараться по максимуму вынести наружу. Что это даёт?

Во-первых, директор сохраняет полный контроль над компанией: все ключевые процессы остались внутри. Также внутри осталось управление ресурсами бизнеса — а значит, не возникло финансовых и других критичных угроз.

Во-вторых, при передаче технических задач во внешнюю среду, за пределы компании — например, фрилансерам или на аутсорс, — у директора появляется гибкость. Можно легко менять исполнителей (копирайтеров, сотрудников склада и других). Благодаря этому можно тонко и гибко настраивать бизнес-процессы, вынесенные за пределы бизнеса. Со штатными сотрудниками такой гибкости не получится — они более тесно связаны с компанией, их нужно увольнять, искать новых, а это более трудозатратно, чем поиск тех же фрилансеров.

В-третьих, директор существенно снижает риски — я сейчас говорю о трудовом праве. Внештатные сотрудники не защищены Трудовым кодексом. Их не защищают профсоюзы. С ними гораздо проще расторгать гражданско-правовые контракты, чем трудовые договоры — со штатными сотрудниками.

В-четвёртых, при выносе технических задач за пределы компании директор получает существенную экономию. Ему не приходится нанимать штатных копирайтеров, сотрудников склада (при работе по схеме FBS), упаковщиков, других технических специалистов — а значит, не нужно платить им оклады. Не нужно тратить деньги на создание для них рабочих мест.

Достали низкие продажи на WILDBERRIES?

Кстати, если Вы хотите узнать все о том, как поднять продажи на WILDBERRIES – рекомендую подписаться на бесплатный Telegram канал: @Astrakov_PRO. Автор проводит очень крутые живые эфиры и вебинары по самым важным и острым темам, разбирает успешные кейсы, делится опытом и секретными фишками. Рекомендую! У участников продажи на WILDBERRIES идут вертикально вверх! Подписаться на канал

Как платить исполнителям за работу?

Вопрос оплаты труда, который я затронул, — большой и серьёзный. Большинство из нас привыкли к тому, что оплачивается работа, рабочее время, и переносят этот стереотип в онлайн-бизнес на маркетплейсе. Это — большая ошибка, и с точки зрения современного директора такая схема оплаты недопустима. Директор стремится выстроить бизнес-процессы так, чтобы платить за фактически достигнутый результат, а не за отработанное время.

Согласен, полностью обойтись без фиксированных и гарантированных окладов не удаётся. Когда мы нанимаем сотрудников в штат — дизайнеров, аналитиков и других — они будут задавать вопрос об окладе на собеседовании. Но, во-первых, поэтому и нужно стремиться вынести максимум технических бизнес-процессов за пределы компании, чтобы отказаться от окладов. Во-вторых, мотивационную часть оплаты труда — то, что сверх оклада, — нужно привязывать к достигнутым результатам, выставлять соответствующие KPI.

Для наглядности приведу пример с созданием карточки товара. В работе принимают участие несколько специалистов — SEOшник по Wildberries, копирайтер, фотограф, специалист по инфографике. Профессиональный и эффективный директор ставит перед ними задачу: создать карточку, которая в течение такого-то времени даст такую-то конверсию и такое-то количество заказов.

В бизнесе появляются KPI, а затем, по прошествии согласованного времени, производится контроль, достигнуты ли запланированные показатели. Если да — директор констатирует факт достижения результата и назначает сотрудникам, создавшим карточку, оплату — например, в виде премии.

Аутсорсинг и фриланс: выносим бизнес-процессы за пределы компании

Хорошая аутсорсинговая компания предлагает готовые, давно построенные, отлаженные и оптимизированные бизнес-процессы — например, фулфилмент для селлеров Wildberries, которые работают по схеме FBO. Преимущества аутсорсинга очевидны: внутри компании не приходится создавать бизнес-процесс, экономятся силы и время, появляется возможность немедленно воспользоваться качественными услугами. Есть несколько правил, о которых должен помнить директор.

Ни в коем случае нельзя отдавать на аутсорс ключевые бизнес-процессы и проекты. Всё, что приносит деньги, должно оставаться внутри компании. В начале урока я упоминал проект — введение нового товара в ассортимент. Этот проект непосредственно связан с зарабатыванием денег. Он, безусловно, является ключевым в деятельности на маркетплейсе. За него должны отвечать штатные сотрудники, в идеале — под управлением штатного менеджера.

Второстепенные, технические процессы — то же складское хранение, упаковку, доставку товаров — вполне можно отдать на аутсорс.

Аутсорсинговые услуги должны быть прозрачными и понятными для директора. Если сторонняя компания предлагает фулфилмент — её сотрудники должны продемонстрировать склад, показать условия хранения товаров, рассказать о процессах упаковки, маркировки и доставки. При несоблюдении этого условия директор сталкивается с рисками (в данном случае — повреждения и утраты товаров), что неприемлемо для него и для бизнеса в целом.

При передаче процессов на аутсорс у директора всегда должна быть подстраховка. Даже при самом ответственном выборе сторонней компании директор не может отвечать за качество её услуг. Если это качество вдруг упадёт, у директора должна быть возможность быстро переключиться на другой вариант — передать процесс другим аутсорсерам или забрать его внутрь компании.

Свои правила есть и в работе с фрилансерами — сторонними самозанятыми профессионалами. Директор должен стремиться к документальной фиксации всех договорённостей с ними. Экономить на фрилансерах не стоит — при использовании дешёвой рабочей силы бизнес больше потеряет от некачественных услуг (например, от безграмотных текстов для карточек товаров).

В обмен на высокую оплату директор со своей стороны предъявляет жёсткие требования к фрилансерам и так без сожалений прекращает с ними работу при несоблюдении этих требований. Невыход на связь, отклонения от технических заданий, несоблюдение сроков — всё это должно жёстко пресекаться.

Заключение

Включайте директорское мышление и используйте рекомендации из этого урока, распределяя задачи и проекты между исполнителями. Выстраивайте управление проектами профессионально — это позволит вашей компании уверенно развиваться.

Уважаемый читатель, понравилась моя статья? Меня зовут Астраков Дмитрий, я основатель WBStat.PRO, автор тренинга «В ТОП на WILDBERRIES». Хотите узнать, КАК ПОДНЯТЬ ПРОДАЖИ НА WILDBERRIES? Подпишитесь на мой бесплатный Telegram-канал: @Astrakov_PRO – там каждый день выходит самая крутая информация о WildBerries: