Форматы документов на WB и бухгалтерия

Документы — это «скелет» ваших выплат: пока всё идёт гладко, о нём редко вспоминают, но как только сумма «не бьётся», без чётких бумаг и правильной сверки дальше не двинешься. На стороне Wildberries (WB, Вайлдберриз) у нас есть несколько ключевых источников истины: раздел «Выплаты» (реестры и статусы), «Взаиморасчёты» (движения баланса: комиссия, логистика, возвраты, штрафы, ADV, «прочее»), акты/УПД (юридическая фиксация), а также отчёты по продажам. На стороне банка — выписка по расчётному счёту с входящим от WB. Ваша задача — научиться быстро и без эмоций сопоставлять эти два мира.

Почему вообще возникают расхождения? Потому что отчёты считают разные сущности и живут в разных «часовых поясах». «Продажи» показывают начисления по событиям заказа, «Взаиморасчёты» — движения кэша с удержаниями и корректировками, «Выплаты» — уже собранный к переводу реестр. Плюс «часы банка» (зачисления волнами), возвраты и корректировки задним числом, а ещё — классика жанра: в назначении платежа в банке почти нет детализации. Если заранее принять эту механику, половина проблем снимается.

Что вы получите из этого блока: где взять подтверждения выплаты и чем они отличаются; как правильно «сшить» банк с ЛК; чем руководствоваться при ежедневных выплатах (управленческий vs бухгалтерский слой); что делать, когда в банке только общая формулировка; как автоматизировать сверки через 1С/Excel/BI; какие коды операций завести для прозрачного управленческого учёта; как выстроить архив так, чтобы любой аудит занял минуты, а не дни; и что именно показать бухгалтеру, когда суммы в отчётах и в банке не совпали.

Итог, к которому стремимся: у вас появляется короткий ритуал «проверка и сверка», единый шаблон Excel/регистра 1С, понятная кодировка операций и аккуратный архив по выплатам. После этого любая «несостыковка» превращается в 5–7 минут работы — без ночных марафонов, нервов и гаданий.

Готовые шаблоны (книга сверок, кодировка, структура архива) я держу в телеграм‑канале @Astrakov_PRO — подпишитесь, чтобы не собирать всё с нуля в горячий момент.

Часто задаваемые вопросы

• Какие документы подтверждают факт выплаты (платёжное поручение/реестр)?
• Где скачать акт взаиморасчётов за период выплаты?
• Чем отличается «выписка по выплатам» от «отчёта о продажах» для бухгалтерии?
• Как сопоставить поступление по банку со строкой в отчёте WB?
• Как формировать закрывающие документы при ежедневных выплатах?
• Что делать, если в банке отражено «назначение платежа» без детализации?
• Как автоматизировать сверку выплат через 1С/Excel/BI?
• Какие коды операций использовать при учёте выплат WB?
• Где хранить и как архивировать документы по выплатам?
• Что показать бухгалтеру, если суммы в банке и в отчёте расходятся?

Какие документы подтверждают факт выплаты (платёжное поручение/реестр)?

WB не выдаёт продавцу копию своего платёжного поручения — это документ отправителя банку. Для нас «золотой стандарт» подтверждения такой:
— строка «выплачено» в разделе выплат ЛК (дата, сумма, назначение);
— выписка банка по Р/С получателя с входящим платежом от Wildberries (дата зачисления, сумма, назначение);
— при необходимости — реестр/отчёт «Выплаты» за период (из ЛК), где видно, какие движения во взаиморасчётах сложились в итог.
В спорных кейсах этого набора достаточно и для бухгалтера, и для поддержки.

В «горячие» дни держите под рукой чек‑лист подтверждений. Готовый шаблон — в телеграм‑канале @Astrakov_PRO — подпишитесь и прикладывайте в письма без ручной сборки.

Где скачать акт взаиморасчётов за период выплаты?

Ищите в ЛК по пути «Финансы → Отчёты → Акты/УПД/Взаиморасчёты» (название раздела может отличаться, но логика одна). Выбираете период, формируете PDF/Excel. В акте видны агрегаты: начисления, удержания, комиссия/НДС, корректировки. Это основной документ для сверки с бухучётом.

Если интерфейс не даёт ровно «ваш» период, берите соседние и стыкуйте — юридически важнее сам акт и его сумма, чем идеально «ровные» даты.

Чем отличается «выписка по выплатам» от «отчёта о продажах» для бухгалтерии?

Разные плоскости. Выписка по выплатам — про кэш: что собралось в реестр, что ушло в банк. Отчёт о продажах — про выручку и SKU: сколько заказов, на какую сумму начислили. Для бухгалтера важны оба слоя: закрывать доходы/расходы по актам и одновременно понимать, почему в конкретный день пришла именно эта сумма.

Правильный порядок работы: сначала смотрим взаиморасчёты/выплаты (кэш и удержания), потом — продажи (экономика SKU и база комиссии).

Как сопоставить поступление по банку со строкой в отчёте WB?

Держим три идентификатора: дата/время статуса «выплачено» в ЛК, сумма и назначение платежа в выписке банка. Сверяем по сумме и дате; если в банке нет идентификатора, используем связку «сумма+дата+назначение».

Микро‑кейс. В банке пришло 1 245 360 ₽ с назначением «перечисление за реализованный товар». В ЛК — «выплачено» 1 245 360 ₽ накануне вечером. Это и есть ваша пара «банк↔ЛК». Если суммы близкие, но не равны — проверьте, не попали ли крайние возвраты/корректировки уже после формирования реестра.

Как формировать закрывающие документы при ежедневных выплатах?

Не пытайтесь «закрывать» сутки как самостоятельную бухгалтерскую единицу — закройте по актам/УПД (обычно они реже, чем раз в день), а ежедневные выплаты используйте для управленческого учёта кэша. Внутри компании удобно вести регистр «WB‑выплаты (ежедневные)»: дата статуса «выплачено», сумма, дата фактического зачисления, ссылка на выгрузку, примечания по удержаниям.

Бухгалтеру важнее корректный акт и свёрка по периодам, чем тысячи строк по суткам. Договоритесь о правилах один раз — и живите спокойно.

Что делать, если в банке отражено «назначение платежа» без детализации?

Это обычная история: банк не обязан передавать «внутренности» реестра. Подтверждайте факт поступления связкой: выписка банка + строка «выплачено» в ЛК + отчёт «Выплаты»/акт взаиморасчётов за период. Для споров с покупателями и детализации по SKU берите расшифровку из ЛК и прикладывайте уже её — банк здесь не помощник.

Если ваша бухгалтерия «любит детали», добавьте к движению в 1С ссылку на файл сверки (Excel) и номер реестра/дату из ЛК — этого достаточно для аудита.

Как автоматизировать сверку выплат через 1С/Excel/BI?

Минимальный контур без разработки:

1. Раз в неделю выгружаете «Взаиморасчёты» и «Выплаты» в Excel/CSV.
2. В шаблонной книге сводите по ключам (дата реестра, сумма, назначения) и получаете прогноз/факт к выплате.
3. Делаем свод по типам удержаний (комиссия/НДС, логистика, хранение, ADV, штрафы, «прочее»).
4. В 1С храните реестр фактов: дата «выплачено», дата зачисления, сумма, ссылка на файл.

Хотите дальше — подключайте BI (Power BI/Looker Studio): график «выплаты vs удержания», топ‑SKU по утечкам, доля ADV в кэше.

Готовые шаблоны Excel и заготовку дашборда я отдал в телеграм‑канале @Astrakov_PRO — подпишитесь и подставьте свои выгрузки.

Какие коды операций использовать при учёте выплат WB?

Для управленческого учёта удобна собственная кодировка уровнем выше «сырой» детализации:
— WB_SALES — начисление выручки;
— WB_COMMISSION / WB_VAT — комиссия и НДС на комиссию;
— WB_LOGISTIC / WB_RETURN_LOG — логистика прямая/возвратная;
— WB_STORAGE — хранение (с отметкой «долгое/габарит»);
— WB_ADV — реклама/промо (если списывается из взаиморасчётов);
— WB_FINE — штрафы/пени;
— WB_OTHER — прочие корректировки/сервисные операции;
— WB_PAYOUT — выплата (кэш в банк).

В бухучёте используйте свою приказную политику по счетам/субсчетам. Главное — стабильная схема кодов: через месяц она даст ясность, где теряетесь.

Где хранить и как архивировать документы по выплатам?

Простая структура экономит часы. Дерево папок: Год → Месяц → [Дата_Сумма] Выплата. Внутри:
— PDF «Акт/Взаиморасчёты»,
— Excel «Сверка по выплате»,
— выгрузки ЛК (CSV),
— PDF «Выписка банка (день)»,
— при переписке — PDF «Тикет/Ответ WB».
Итого вы всегда знаете, что где лежит, без поиска «по памяти».

Хранить — на облаке с версионностью + локальный бэкап. Формат — PDF/A для неизменяемых, Excel/CSV — только для рабочих расчётов. Срок — не меньше «бухгалтерского» горизонта (обычно 5 лет).

Что показать бухгалтеру, если суммы в банке и в отчёте расходятся?

Не спорьте словами — приносите доказательства:

1. Скрин «выплачено» в ЛК с датой/суммой;
2. Выписка банка с входящим и назначением;
3. Отчёт «Выплаты»/Акт взаиморасчётов за период;
4. Короткая сверка в Excel: продажи → комиссия/НДС → логистика/хранение → ADV → штрафы/прочее → итог к выплате.

Чаще всего расходится период: продажи показывают начисления, а выплата — кэш после удержаний и только за те дни, которые попали в реестр. Поясните это один раз, добавьте в регламент компании — и тема исчезнет.

Документы WB — не враги. Если вы один раз настроите рутину (где брать, как называть, куда складывать и чем сверять), то любая «несостыковка» превращается в 5–7 минут работы, а не в ночной марафон. Нужны готовые шаблоны файлов, кодировка операций и набор «прикладываемых документов»? Заберите всё в телеграм‑канале @Astrakov_PRO — подпишитесь, и пусть ваши выплаты всегда сходятся «до копейки».

Пора прощаться…

Уважаемый читатель, понравилась моя статья? Меня зовут Астраков Дмитрий, я основатель WBStat.PRO, автор тренинга «WILDBERRIES – ПРОРЫВ». Хотите узнать, КАК ПОДНЯТЬ ПРОДАЖИ НА WILDBERRIES? Подпишитесь на мой бесплатный Telegram-канал: @Astrakov_PRO – там каждый день выходит самая крутая информация о WildBerries: