Документы на отгрузку Wildberries: что нужно для FBW и FBS, УПД, накладные и акты

Документы на отгрузку Wildberries зависят от модели продаж, способа перевозки, категории товара и этапа поставки. Коды на коробах помогают складу распознать груз, транспортная накладная относится к перевозке, УПД — к определённой хозяйственной или маркировочной операции, а акт приёмки появляется после обработки поставки.

Задача продавца — собрать комплект под конкретную передачу и не подменять один документ другим. Это сокращает задержки, помогает проверить приёмку и даёт понятную основу для спора, если количество или состояние товара изменились в пути.

Содержание

• Какие документы действительно нужны для отгрузки Wildberries?
• Чем ШК поставки и грузовых мест отличаются от накладных и актов?
• Нужен ли УПД для каждой поставки FBW?
• Когда УПД нужен для товаров с обязательной маркировкой?
• Что проверить и взять с собой перед поставкой FBW?
• Нужна ли доверенность водителю или экспедитору?
• Когда оформляют транспортную накладную, а когда говорят о ТТН?
• Что зафиксировать при передаче груза транспортной компании?
• Чем подтверждается сдача заказов по FBS?
• Какие документы Wildberries формирует после приёмки?
• Как проверить акт приёмки и отчёт сверки?
• Что делать с актом корректировки Wildberries?
• Какие доказательства собрать при недостаче или повреждении?
• Как исправлять ошибки в электронных документах?
• Когда при поставке нужна CMR?
• Как хранить документы по отгрузкам и быстро находить нужную поставку?

Какие документы действительно нужны для отгрузки Wildberries?

Единого бумажного комплекта для любой отгрузки нет. Состав зависит от модели продаж, способа доставки, категории товара и события, которое нужно подтвердить. Для физической приёмки важны созданная поставка и корректные коды товара, коробов, паллет или заказов. Для перевозки сторонней компанией нужны документы, предусмотренные перевозкой. Для маркируемого товара могут потребоваться действия через ЭДО. Акт приёмки и отчёт сверки появляются уже после того, как Wildberries обработал груз.

Начинайте не со списка названий, а с четырёх условий: что передаётся, по какой модели, кто везёт и есть ли у товара особый режим маркировки или прослеживаемости. Документ должен подтверждать конкретное событие.

Документ или идентификатор	Когда нужен или появляется	Что подтверждает	Чего не заменяет
ШК или QR-код поставки и грузового места	До физической передачи	Связь груза с поставкой в системе	Накладную и акт приёмки
Транспортная накладная	При перевозке груза по соответствующему договору	Условия и событие перевозки	Результат приёмки Wildberries
УПД	В предусмотренной хозяйственной или маркировочной операции	Передачу товаров, прав или сведений по конкретному основанию	Код поставки и перевозочный документ
Акт приёмки	После обработки поставки или FBS-передачи	Что Wildberries принял по поставке	Доказательства состояния груза до склада
Отчёт сверки	После приёмки FBW-поставки	Сопоставление запланированного, упакованного и принятого	Перевозочные отметки
Акт корректировки	После проверки выявленного расхождения	Изменение ранее отражённого количества	Собственные доказательства продавца

Чем ШК поставки и грузовых мест отличаются от накладных и актов?

ШК или QR-код связывает физический объект с поставкой в системе Wildberries. Код товара идентифицирует единицу, код короба или паллеты — грузовое место, код поставки — всю передачу. Это операционные идентификаторы: по ним склад понимает, что сканируется и к какой поставке относится.

Накладная фиксирует движение груза или хозяйственную операцию, а акт — результат приёмки, корректировки или другого события. На одном листе может быть правильное количество коробов, но без читаемых кодов склад не сопоставит их с заданием. И наоборот: код не доказывает, в каком состоянии перевозчик принял груз и сколько мест ему передали.

Нужен ли УПД для каждой поставки FBW?

Не считайте УПД обязательным пропуском для любой поставки FBW. Само создание поставки на портале не означает, что продавец должен сформировать универсальный передаточный документ на весь товар и отдать его водителю. УПД применяют, когда он нужен для конкретной хозяйственной операции, электронного документооборота или передачи сведений о маркируемом товаре.

Проверьте назначение документа до заполнения: кто передаёт товар, кто должен получить УПД, что подтверждает документ и с каким актом или операцией он связан. Если вопрос касается бухгалтерского учёта вашей организации, решение должно соответствовать учётной политике и позиции бухгалтера. Для требований Wildberries опирайтесь на инструкцию именно для модели, типа поставки и категории товара.

Когда УПД нужен для товаров с обязательной маркировкой?

У маркируемых товаров УПД может использоваться для передачи сведений и прав на коды маркировки. Порядок зависит от модели, типа поставки и того, кому принадлежат коды. Например, для некоторых FBW-поставок документ формируется после приёмки на основании акта Wildberries, а затем передаётся через ЭДО. Для другого типа поставки или операции действует отдельная инструкция.

Не отправляйте УПД по маркировке до появления предусмотренного основания и не переносите в него список КИЗ из другой поставки. Сверьте номер и дату акта, ИНН участников, вид документа, коды и количество. Если товар не относится к обязательной маркировке, наличие слова «УПД» в чужом чек-листе само по себе не создаёт обязанность его формировать.

Что проверить и взять с собой перед поставкой FBW?

Соберите комплект под конкретную поставку. Перед выездом проверьте:

• ID, склад, дату и тип поставки в кабинете;
• количество коробов или паллет и их связь с поставкой;
• читаемость кодов товаров, грузовых мест и самой поставки;
• данные машины и водителя, если для точки отгрузки оформляется пропуск;
• документы перевозчика и полномочия представителя, если он подписывает документы от имени продавца;
• специальные документы для маркируемого, прослеживаемого или иного товара с особыми требованиями.

Дубликаты этикеток держите отдельно от уже наклеенных. Скриншот созданной поставки не заменяет обязательный документ, но сохранённые данные помогают восстановить условия передачи при сбое.

Нужна ли доверенность водителю или экспедитору?

Универсального правила «каждый водитель обязан привезти доверенность» применять нельзя. Если водитель только доставляет груз по зарегистрированной поставке и не совершает юридически значимых действий от имени продавца, порядок допуска определяется данными пропуска, точки отгрузки и перевозчика. Но если представитель подписывает акт, заявляет расхождение, получает имущество или меняет условия передачи, его полномочия должны быть подтверждены.

Уточните роль человека до рейса. В доверенности или ином подтверждении полномочий должны совпадать данные организации, представителя и разрешённые действия. Не добавляйте водителю право подписывать любые документы «на всякий случай»: передавайте только полномочия, необходимые для этой поставки.

Когда оформляют транспортную накладную, а когда говорят о ТТН?

Транспортная накладная относится к договору перевозки груза автомобильным транспортом: она описывает участников, груз, условия передачи и перевозки. В разговоре её часто называют ТТН, но привычное название не гарантирует, что выбран правильный документ и актуальная форма. Товарный первичный документ и перевозочный документ решают разные задачи.

Если продавец привлекает транспортную компанию или отдельного перевозчика, комплект определяют договор перевозки и действующие правила. При собственной доставке ситуация может отличаться. Не скачивайте случайный бланк из интернета: уточните у перевозчика формат, стороны, способ подписания и приложения. Wildberries принимает поставку, но не становится автоматически стороной всех договорённостей между продавцом и перевозчиком.

Что зафиксировать при передаче груза транспортной компании?

До выезда склада продавца свяжите перевозку с поставкой Wildberries. В подтверждении передачи и материалах контроля должны читаться:

• номер поставки или внутреннего рейса;
• количество коробов и паллет, их маркировка;
• состояние внешней упаковки;
• номера пломб, если они используются;
• дата, время, автомобиль и водитель;
• подписи или электронные подтверждения участников.

Фотографии должны показывать общий вид груза, идентификаторы мест и состояние упаковки в момент передачи. Если перевозчик видит повреждение или расхождение, внесите оговорку до подписания документа.

Чем подтверждается сдача заказов по FBS?

Передачу заказов FBS подтверждает акт приёмки, который Wildberries формирует по поставке после обработки заказов в системе. Его можно получить в разделе документов или на странице соответствующей поставки. Продавцу важнее проверить, что все фактически переданные заказы вошли в нужную поставку и получили ожидаемый статус, чем искать произвольную бумажную подпись сотрудника точки передачи.

До отгрузки сохраните состав поставки и идентификаторы заказов или грузовых мест. После передачи не ограничивайтесь фактом сканирования одного QR-кода: дождитесь системного результата и скачайте акт. Если часть заказов не отражена, связывайте обращение с конкретной поставкой, временем передачи и доказательствами по отсутствующим заказам.

Какие документы Wildberries формирует после приёмки?

После принятой FBW-поставки на портале доступны акт приёмки и отчёт сверки. Для поставок с обязательной маркировкой может быть доступен файл с принятыми кодами, который нужен для дальнейшей работы в системе маркировки. Транспортную накладную, сформированную в интерфейсе поставки, скачивают отдельно там, где она предусмотрена процессом.

Для FBS акт приёмки подтверждает передачу заказов Wildberries для доставки. При выявленном расхождении может появиться акт корректировки. Эти документы имеют разные функции: акт приёмки фиксирует результат обработки поставки, отчёт сверки раскрывает позиции и количества, а корректировочный акт изменяет ранее отражённые данные после проверки.

Как проверить акт приёмки и отчёт сверки?

Убедитесь, что открыли нужную поставку: сопоставьте её номер, дату, модель и склад. После этого сравните запланированное, упакованное и принятое количество по товарам, а не только общий итог. Общая сумма может совпасть даже при пересорте между SKU.

Расхождение привязывают к конкретному артикулу, баркоду, размеру и грузовому месту, если такие данные доступны. Сопоставьте отчёт со своей упаковочной ведомостью и записью передачи перевозчику.

Что делать с актом корректировки Wildberries?

Акт корректировки появляется после проверки расхождения и может изменить количество товара, отражённое в приёмке. Работайте с ним последовательно:

1. Скачайте акт и выделите изменённые позиции и значения.
2. Сопоставьте его с первоначальным актом и отчётом сверки.
3. Поднимите упаковочную ведомость, перевозочные отметки, фото и видео по этой поставке.
4. Если корректировка верна, подтвердите её в предусмотренном интерфейсе.
5. Если не согласны, используйте действие для оспаривания и приложите доказательства в требуемом формате.

Срок реакции и доступные кнопки проверяйте в кабинете на дату уведомления: пропуск срока способен привести к автоматическому принятию документа.

Какие доказательства собрать при недостаче или повреждении?

Доказательства должны восстанавливать последовательность событий одной поставки, а не быть набором несвязанных фотографий. Нужны данные поставки, перечень товаров и грузовых мест, состояние упаковки до передачи, документ перевозчика с отметками, результат приёмки и материалы по конкретному расхождению. На фото должны читаться идентификаторы; видео полезно, если показывает комплектование, запечатывание и передачу без смыслового разрыва.

Для повреждения зафиксируйте место, характер дефекта и состояние внешней упаковки. Для недостачи — запланированное, фактически упакованное и принятое количество. Документ, созданный задним числом, слабее отметки, сделанной участниками в момент события. Цель комплекта — дать проверяемую картину, по которой можно определить участок ответственности, а не гарантировать победу в споре.

Как исправлять ошибки в электронных документах?

Не исправляйте подписанный PDF или выгруженный файл вручную. Определите тип документа и ошибку: реквизиты стороны, номер основания, количество, стоимость, код маркировки или полномочия подписанта. Затем используйте предусмотренный оператором ЭДО и правилами операции формат исправления или корректировки.

Перед отправкой повторно сверьте документ с актом или поставкой, к которой он относится. Если ошибка затрагивает КИЗ, одного изменения текста недостаточно: права и статусы кодов должны корректно пройти через систему маркировки. Храните исходный и исправленный документы, подтверждение отправки и результат приёма вместе.

Когда при поставке нужна CMR?

CMR относится к международной автомобильной перевозке груза. Для обычной доставки по России она не заменяет документы внутренней перевозки и не нужна только потому, что конечная точка — склад Wildberries. Необходимость CMR возникает из международного маршрута и отношений отправителя, перевозчика и получателя.

Содержание и комплект приложений зависят от стран, груза, таможенного режима и договора. До отправки согласуйте их с перевозчиком и специалистом по внешнеэкономической деятельности. Проверьте участников, описание и количество мест, вес, номера автомобиля и пломб, оговорки о состоянии груза и подписи. Универсальный шаблон не заменяет проверку документов для конкретного маршрута.

Как хранить документы по отгрузкам и быстро находить нужную поставку?

Создавайте отдельную папку на каждую поставку или FBS-передачу. В имени достаточно ID, даты и склада или точки передачи. Внутри храните исходный состав, коды и этикетки, документы перевозчика, фото и видео, акт приёмки, отчёт сверки, корректировки, переписку и электронные подписи к файлам Wildberries.

Не смешивайте документы разных поставок в папке «август» или «акты». Версии называйте по событию и дате, а не «финал» и «финал-2». Ответственный закрывает папку только после сверки приёмки и решения расхождений. Такой архив позволяет быстро восстановить цепочку: что собирали, кому передали, что принял Wildberries и какое решение принято после проверки.