Документы на отгрузку Wildberries: УПД, ТТН, акты — полный разбор

Правильно оформленные документы экономят часы на рампе и снимают половину споров после приёмки. На WB работают одновременно бумажные и электронные сценарии: УПД на поставку, ТТН при перевозке через ТК, акты по расхождениям/повреждениям, и подтверждения сдачи по FBS (через ПВЗ/приёмные пункты). Ошибка в одном поле — и приёмка тормозит, а дальше тянутся штрафы и переписка.

🧭 Что вы получите из этой страницы. Чёткий список документов «в дорогу», пошаговую сборку УПД в ЛК, нюансы ТТН для ТК, где брать акты, как подтверждать электронные документы по FBS и получать отметку о сдаче через ПВЗ.

📌 Советы перед выездом. Проверьте, чтобы номера накладных совпадали с карточкой поставки, распечатайте лист комплектности в двух экземплярах, держите доверенность и контакты ответственных. Храните шаблоны в облаке и возите запас распечаток.

{$category.title}

Содержание

Какие документы брать на отгрузку на WB (список)

Для FBO/паллетных и коробных поставок базовый набор одинаков, различаются только транспортные бумаги.

🧩 Мини‑чек‑лист «в дорогу»:

  • Лист комплектности (2 экз.) — перечень SKU/коробов/паллёт;
  • УПД на поставку — бумага или ЭДО (если используете);
  • Ярлыки WB на короба/паллеты + дубликаты;
  • ТТН/CMR — если везёте через ТК;
  • Доверенность на водителя/экспедитора (если требуется на пропуск);
  • Контакты ответственных (склад/водитель/менеджер);
  • Фотофиксация паллет/коробов и документов в телефоне.

🧠 Полезно иметь с собой: запас этикеток, маркер для пометок, файл‑карманы, скотч/стретч, мобильный принтер.

💡 Чтобы получить готовый пак документов «на рампу» (шаблоны + чек‑лист сборки), подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и укрепите долгосрочную операционную дисциплину команды без срывов приёмки.

Как сформировать УПД в кабинете WB для поставки

УПД — основной документ на отгрузку FBO. Его удобнее собирать прямо из карточки поставки, чтобы исключить расхождения.

🛠️ Пошагово в ЛК:

  • Откройте «Поставки» → «Создать/открыть поставку» и проверьте перечень SKU и количества;
  • Перейдите в блок «Документы/УПД» и сгенерируйте УПД по шаблону WB;
  • Проверьте реквизиты, склад назначения, количество мест, вес/габариты;
  • Сохраните PDF/печатную версию и прикрепите её в карточку поставки;
  • Сверьте номера УПД и поставки — они должны совпадать с документами в машине.

🔎 На что смотрит приёмка: совпадение позиций и мест, читаемые подписи/печати (если бумага), отсутствие исправлений ручкой без заверения.

💡 Чтобы получить шаблон проверки УПД и памятку по частым ошибкам, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и долгосрочно снизьте долю актов по расхождениям из‑за документов.

Нужна ли доверенность водителю на въезд на склад WB

Требования зависят от площадки и режима доступа. Чаще всего на центральных хабах пропуск оформляют по данным поставки и документам на груз, но для стороннего водителя/экспедитора доверенность ускоряет проход и снимает вопросы на КПП.

🧭 Когда доверенность точно пригодится:

  • Везёт ТК или привлечённый перевозчик, у которого нет ваших печатей/штампов;
  • Нужен доступ в зону разгрузки без присутствия менеджера;
  • Требуется оформить пропуск на территорию (паспортные данные, данные авто).

🧾 Что указать в доверенности (коротко): ФИО и паспорт водителя, данные авто, номер поставки/УПД, право сдачи/получения документов и подписи на актах.

💡 Чтобы получить шаблон доверенности на водителя и список данных для КПП, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и удерживайте предсказуемость доступа, даже когда отвозит ТК.

ТТН при отгрузке через транспортную компанию: что вписывать

Если вы везёте через ТК, правильно заполненная ТТН (или CMR для международных) — ваш «страховой полис» при споре. Документ должен связывать груз, маршруты и ответственных.

🧰 Ключевые поля ТТН:

  • Грузоотправитель/грузополучатель — реквизиты вашей компании и склада WB;
  • Место погрузки/разгрузки — адреса с индексом и контактами;
  • Характер груза — «товары народного потребления/маркированные (если да)»;
  • Количество мест, вес брутто/нетто, габариты (для паллет — высота и кол-во);
  • Номера УПД/накладных и номер поставки в ЛК;
  • Ответственные лица — ФИО, должность, подписи/печати (если бумага).

🧠 Важный приём: приложите к ТТН лист комплектности и фото паллет/коробов — это ускорит спорные проверки.

💡 Чтобы получить чек‑лист заполнения ТТН и примеры для разных ТК, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и системно снижайте претензии по «потере/повреждениям» в пути.

Где скачать бланки актов расхождений WB

Акты нужны, когда факт не сошёлся с документами: недостача/излишки, повреждения, «мокрые коробки». Проще прийти с заготовками.

🧭 Что подготовить заранее:

  • Акт расхождений (шаблон WB или универсальный) — на случай недостачи/излишка;
  • Акт повреждений/мокрых коробок — с полем для фото/описания;
  • Акт разворота — если склад отказал в приёмке.

🧠 Где искать: в ЛК/разделах помощи, в официальных рассылках WB и у вашего менеджера категории; храните PDF‑шаблоны в облаке и распечатки в папке «Акты».

💡 Чтобы получить пак шаблонов актов с полями для фото и чек‑листом доказательств, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и решайте споры быстрее, не теряя окно продаж.

Электронные документы при FBS: как подтверждать сдачу

При FBS вы сдаёте коробки в приёмном пункте/ПВЗ WB или в точке консолидации. Бумага часто минимальна, зато критичны скан‑события в системе.

🧭 Что должно произойти в системе:

  • Скан ярлыка заказа/короба на приёмном пункте → статус «принято»;
  • Передача в сортировку → «в обработке»;
  • Отправка в доставку → «передано на доставку/в ПВЗ».

🧾 Что делать, если статусы не обновляются:

  • Сохраните фото сдачи (короба + скан/экран) и отметку сотрудника ПВЗ;
  • Поднимите тикет через ЛК с фото/видео и номерами заказов;
  • Проверьте, не «зависли» ли коды в вашей системе (повтор скана).

💡 Чтобы получить памятку по электронным статусам FBS и формулировки для тикетов, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и держите контроль «после сдачи», когда важна каждая продажа.

Как получить подпись о приёмке, если сдавал через ПВЗ

В ПВЗ отметкой о приёмке служит скан ярлыка и запись в системе. Но для бухгалтерии/спора иногда нужна бумажная подпись.

🧭 Что можно сделать:

  • Попросить у сотрудника ПВЗ штамп/подпись на вашем экземпляре листа комплектности/накладной с датой и временем;
  • Сделать фото коробов на столе приёма с видимыми ярлыками и скрин статуса «принято»;
  • Приложить эти материалы в тикет или к внутреннему акту сдачи.

🧠 Подсказка: заранее подготовьте бланк отметки о приёме с полями «дата/время/ФИО/подпись» — сотруднику проще поставить подпись на готовой форме.

💡 Чтобы получить бланк отметки ПВЗ и чек‑лист «что зафиксировать при сдаче», подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrаков_PRO — и держите юридически значимые следы даже при «электронной» сдаче.

УПД, ТОРГ‑12 и СФ: в чём разница и что нужно именно на WB

Большая часть поставок на WB закрывается УПД — универсальным передаточным документом, который совмещает функции накладной и счёта‑фактуры. ТОРГ‑12 и отдельная счёт‑фактура используются реже (обычно по внутренней бухгалтерской политике компании), но для логистики WB базовым остаётся УПД, сформированный из карточки поставки.

🧭 Короткий ориентир. Если сомневаетесь, исходите из стандарта площадки: УПД + лист комплектности + трансп. документы (ТТН/CMR при ТК). Для ЭДО — электронный УПД; для бумаги — печатная форма с подписями.

📌 Когда может пригодиться ТОРГ‑12/СФ: особые требования вашего бухучёта, экспорт/импорт, отдельные схемы с комиссионной торговлей. Но на приёмке WB смотрит прежде всего на УПД и соответствие факта.

💡 Чтобы получить памятку «Документы по сценариям: УПД vs ТОРГ‑12/СФ, ЭДО/бумага», подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и в долгую избежите лишних согласований с бухгалтерией и складом.

Как подключить ЭДО и работать с электронным УПД без сбоев

Электронный документооборот ускоряет закрытие поставок и снижает риск потерять бумагу. Критичны две вещи: корректные сертификаты ЭЦП и синхронизация реквизитов с данными ЛК WB.

🧩 Мини‑план внедрения:

  • Проверьте действительность сертификата подписи и права на подписание у ответственного лица;
  • Сверьте реквизиты компании в ЭДО и в ЛК WB (ИНН/КПП/юр. адрес);
  • Протестируйте обмен тестовым УПД на небольшую поставку;
  • Пропишите внутренний регламент: кто формирует, кто подписывает, сроки, контроль статусов.

🔎 Что контролировать еженедельно: статусы доставки документа, ошибки роуминга, сроки истечения сертификатов.

💡 Чтобы получить чек‑лист подключения ЭДО «под WB» и шаблон регламента по ролям, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и укрепите устойчивость документооборота без простоев.

Исправления в УПД: как вносить правки, если нашли ошибку

Главное — разделить до приёмки и после приёмки. До приёмки проще: корректируете в ЛК, перевыпускаете УПД, прикладываете актуальную версию. После приёмки правки оформляются корректировочным УПД или доп. соглашением — в зависимости от сути.

🧭 Типовые случаи и решения:

  • Ошибка в реквизитах/количествах до сдачи → перевыпустить УПД и привезти актуальную версию;
  • Недостача/излишек, выявленные на приёмке → акт расхождений + корректировочный УПД;
  • Замена SKU на аналог → акт замены + корректировочный УПД/пересоздание поставки (по согласованию).

🧠 Доказываем факт: храните фото паллет/коробов, листы комплектности и переписку — без доказательств правка идёт дольше.

💡 Чтобы получить образцы формулировок для корректировочного УПД и список «что приложить», подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и в долгую сократите цикл согласований.

Акт несоответствия/повреждения: как составить, чтобы спор решился в вашу пользу

Акт — ваш главный инструмент, когда факт расходится с документами. Он должен связывать фото, количества, время/место и ответственных.

🛠 Что включить обязательно:

  • Дата/время, склад, номер поставки/УПД;
  • Перечень SKU и мест с расхождениями (было/по документам/факт);
  • Причина (повреждение, «мокрая коробка», недостача, разукомплектация);
  • Фото крупным планом + общий вид паллеты/короба;
  • Подписи сторон/штамп склада (если выдаётся).

🔎 Лайфхак: приложите QR‑ссылку на облачную папку с фото/видео — это ускоряет разбор поддержки.

💡 Чтобы получить готовые шаблоны актов и чек‑лист доказательств, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и повышайте долю положительных решений по спорам.

ТТН и ответственность ТК: как зафиксировать сохранность груза

Когда везёт транспортная компания, документируйте состояние груза до передачи: фото паллет, пломб, ярлыков и габаритов. В ТТН укажите количество мест, вес и отметку о пломбировании. При доставке просите отметку ТК о целостности.

🧠 Если ТК повредила груз: акт у ТК + акт у WB, фото и ТТН с отметками — база для возмещения.

💡 Чтобы получить набор формулировок заявлений в ТК и WB по повреждениям, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и отстаивайте интересы документально, а не «на словах».

CMR для международных поставок: что важно не забыть

Для международной перевозки используйте CMR: там критичны данные отправителя/получателя, описание груза, вес/объём, количество мест и подписи сторон. Приложите коммерческий инвойс и упаковочный лист; проверьте коды ТН ВЭД.

🧭 Пограничные нюансы: номер авто/прицепа, печати/штампы, язык заполнения по требованиям маршрута.

💡 Чтобы получить чек‑лист CMR и примеры заполнения, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и минимизируйте задержки на границе.

Архив документов: как хранить, чтобы быстро закрывать спорные случаи

Хаос в папках — частая причина затяжных споров. Делайте единый архив поставок: дата/номер/склад → УПД/ТТН/акты/фото/переписка.

🧩 Базовая структура:

  • /WB/Поставки/ГГГГ‑ММ‑ДД_№Поставки_Склад/
  • внутри: УПД.pdf, Лист_комплектности.pdf, ТТН/CMR.pdf, Акты/, Фото/, Переписка/.

🧠 Регламент: кто создаёт папку, кто загружает фото с рампы, кто отвечает за документы и сроки хранения.

💡 Чтобы получить готовый шаблон структуры архива и чек‑лист контроля, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и вы сократите время на подачу доказательств в два раза.

Электронная подпись: кто и как должен подписывать документы

Неверный носитель/неверные права — частая причина «зависших» УПД в ЭДО. Проверьте, что у подписанта есть право подписи по доверенности/уставу и корректно установлены сертификаты.

🛠 Практические рекомендации:

  • Отдельный носитель для бухгалтера и для операционного менеджера;
  • Две роли: формирует документ и подписывает;
  • Календарь сроков продления сертификатов.

💡 Чтобы получить памятку по настройке ЭЦП и распределению ролей, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и избежите сорванных отгрузок из‑за «просроченной подписи».

Как оспорить акт расхождений: пошаговый порядок

Спор решается на документах и фактах. Соберите пакет: акт, фото/видео, лист комплектности, УПД/ТТН, переписка и свидетельские записи (например, отметки ПВЗ).

🧭 Алгоритм:

  • Откройте тикет в ЛК с кратким описанием и перечнем вложений;
  • Приложите файлы/ссылку и укажите контакт ответственного;
  • Отвечайте в срок на запросы поддержки, не меняя формулировки;
  • При необходимости отправьте корректировочный УПД.

💡 Чтобы получить «скелет» письма‑претензии и список вложений по типам спора, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и повышайте процент удовлетворённых претензий.

Доверенность на водителя/экспедитора: образец и частые ошибки

Чаще всего ошибаются в идентификаторах: неполные паспортные данные, отсутствие номера авто, нет ссылки на номер поставки/УПД и нет право подписи актов.

🧠 Что должно быть в шаблоне:

  • Полные ФИО/паспорт/адрес водителя;
  • Марка/номер авто и прицепа;
  • Номер поставки/УПД, склад назначения;
  • Полномочия: сдача груза, подписание актов, получение пропуска;
  • Срок действия и печать/подпись доверителя.

💡 Чтобы получить корректный шаблон доверенности и чек‑лист КПП, подпишитесь на Телеграм‑канал @Astrakov_PRO — и ускорьте проезд даже на строгих площадках.

Без названия

Без названия

Подготовка поставки на Wildberries: упаковка, габариты, маркировка

Подготовка поставки на Wildberries: упаковка, габариты, маркировка

Отгрузки на Wildberries — базовые сценарии (FBO / FBS / со своего склада)

Отгрузки на Wildberries — базовые сценарии (FBO / FBS / со своего склада)

Спец‑категории и условия: КГТ, хрупкое, температурный режим

Спец‑категории и условия: КГТ, хрупкое, температурный режим

Сезонные пики и подготовка к акциям

Сезонные пики и подготовка к акциям

Маркировка «Честный Знак» на Wildberries: безошибочная отгрузка

Маркировка «Честный Знак» на Wildberries: безошибочная отгрузка