ЭДО, электронная подпись, документооборот с WB

Электронный документооборот на WB — это не «ещё одна галочка». От него зависят скорость закрытия периода, предсказуемость выплат, юридическая чистота споров и то, сколько времени команда тратит на рутину. Хорошая схема проста: понятный оператор ЭДО, рабочая КЭП у нужных людей, регламент «кто и когда подписывает», единый архив и проверка цепочки подписей перед сдачей отчётности. Ниже — разбор живыми словами, без канцелярита: какой ЭДО выбрать, как подписи «стыкуются» с офертой, что делать при сбоях, как мигрировать между операторами и как проверять валидность подписи, чтобы бухгалтерия спала спокойно.

Часто задаваемые вопросы

• Какой ЭДО нужен для работы с WB — подойдёт ли Диадок, СБИС и т.п.?
• Как подписываются акты, УПД и закрывающие документы по оферте?
• Нужна ли КЭП (квалифицированная подпись) продавцу для WB?
• Как привязать КЭП к личному кабинету?
• Где смотреть входящие договорные документы WB в ЭДО?
• Что делать, если ЭДО не подключен — можно ли работать по оферте?
• Как сменить оператора ЭДО, не потеряв документы WB?
• Как восстановить утерянные акты/УПД в ЭДО?
• Как делегировать право подписи сотруднику в ЭДО?
• Как проверить корректность ЭЦП в документах WB?

Какой ЭДО нужен для работы с WB — подойдёт ли Диадок, СБИС и т.п.?

WB работает с массовыми операторами ЭДО; ключ не в «марке» сервиса, а в корректной маршрутизации документов и наличии квалифицированной подписи у вашей стороны. Выбирайте оператора по трём критериям: стабильность доставки документов от маркетплейсов, удобные выгрузки для бухгалтерии (XML/CSV/PDF с подписями) и поддержка проверки КЭП «в один клик». Дополнительный плюс — человеческая поддержка, которая быстро помогает «пробить» маршрут, если документ застрял на границе контуров.

Практика показывает: если у вас уже есть ЭДО для работы с поставщиками/сетями, подключайте WB в этот же контур — меньше разнородности. Если ЭДО ещё нет, ориентируйтесь на оператора, с которым комфортно вашей бухгалтерии (интерфейс, выгрузки, проверка подписи). На стороне WB документы появляются в ЛК, а ЭДО нужен, чтобы юридически значимо их обменивать и хранить «по правилам».

Где смотреть в ЛК: ЛК → «Взаиморасчёты / Отчёты/Акты», ЛК → «Документы / Договор (оферта)», Справочный центр (раздел про ЭДО).

Вам пригодится список критериев выбора оператора и чек‑лист подключения WB к существующему контуру — возьмите его в телеграм канале @Astrakov_PRO. Быстро настроите и уйдёте к продаже, а не к переписке с поддержкой ЭДО.

Как подписываются акты, УПД и закрывающие документы по оферте?

По оферте WB формирует первичку в ЛК: отчёты, акты, УПД. Дальше работают два сценария. Первый: документы «самоформируются» и доступны в ЛК, а у вас есть срок на проверку и возражения (такая логика часто описана в оферте). Второй: документ приходит в ваш ЭДО, вы подтверждаете/подписываете КЭП или направляете запрос на исправление — и только после этого считаете его принятым.

Внутренний регламент должен отвечать на три вопроса: кто сверяет суммы и основания удержаний, кто накладывает подпись (ФИО/должность/КЭП), и где хранится «снимок» документа на дату закрытия (PDF+подписи/квитанции). Договоритесь с бухгалтерией о сроках: например, по пятницам сверяем взаиморасчёты, по понедельникам подтверждаем/возражаем. Чем короче цикл, тем меньше «хвостов» на конец месяца.

Где смотреть в ЛК: ЛК → «Взаиморасчёты / Отчёты/Акты», ЛК → «Поддержка» (возражения по строкам удержаний), ЛК → «Документы / Договор (оферта)» (порядок акцепта).

Шаблон регламента подписи первички и примеры формулировок возражений к строкам отчёта — ищите в телеграм канале @Astrakov_PRO. С этими заготовками закрывать месяц в разы спокойнее.

Нужна ли КЭП (квалифицированная подпись) продавцу для WB?

Для самой регистрации и базовой операционки КЭП не всегда обязательна. Но для юридически значимого обмена (ЭДО), подписания допсоглашений, серьёзных претензионных переписок и части автоматизированных процессов она фактически становится стандартом. Без КЭП вы зависите от «молчаливых акцептов» и PDF‑распечаток, что усложняет споры с банком/налоговой.

Если у вас масштабируемый проект, заведите КЭП минимум у руководителя/владельца и у ответственного за документооборот. У подрядчиков/бухгалтерии — либо свои подписи, либо подпись уполномоченного сотрудника по доверенности, но с чётким разграничением прав.

Где смотреть в ЛК: ЛК → «Документы / Договор (оферта)», ЛК → «Взаиморасчёты / Отчёты/Акты», интерфейс вашего оператора ЭДО.

Короткий гид «КЭП для селлера: где взять, как хранить, кто подписывает» лежит в телеграм канале @Astrakov_PRO. Возьмите — и больше не будет «горящих» вопросов у бухгалтерии.

Как привязать КЭП к личному кабинету?

Стандартный порядок такой: ставите актуальный криптопровайдер и драйвер носителя, проверяете, что сертификат не истёк и содержит корректные ИНН/ОГРН и ФИО подписанта, затем выполняете привязку в разделе подписаний ЛК (или подтверждаете подпись при первом юридически значимом действии). Частая проблема — старые плагины и «грязный» браузер с расширениями.

Рабочая последовательность: отдельный «чистый» профиль браузера для подписи → обновление криптопровайдера/корневых сертификатов УЦ → вставка токена/носителя → проверка цепочки сертификатов → вход в ЛК и тестовая подпись/подтверждение. Сохраните резервные коды/реквизиты доступа отдельно от рабочего ПК.

Где смотреть в ЛК: ЛК → «Документы / Подписания/ЭДО» (если доступно), ЛК → «Взаиморасчёты / Отчёты/Акты» (тест подписи), раздел помощи вашего оператора ЭДО.

Нужна пошаговая карта привязки КЭП с чек‑листом «что сломалось — что делать»? Заберите её в телеграм канале @Astrakov_PRO. Сэкономите часы на танцах с драйверами.

Где смотреть входящие договорные документы WB в ЭДО?

Всё, что касается УПД/актов/закрывающих, вы видите в двух местах: в самом ЛК WB (как источник правды по суммам и статусам) и во входящем ящике вашего ЭДО, если маршрут настроен. Сверяйте: номер/дату документа, суммы, ИНН/КПП сторон, статус подписи. Если в ЭДО тишина, а в ЛК документ есть — это сигнал проверить маршрутизацию и связку ящиков.

Для удобства заведите «короткую полку»: один общий ящик ЭДО на компанию, папки «WB/Поставщики/Прочее», правила автосортировки по ИНН контрагента и еженедельный обзор новых документов ответственным.

Где смотреть в ЛК: ЛК → «Взаиморасчёты / Отчёты/Акты», интерфейс оператора ЭДО (входящие/журнал доставки).

Готова мини‑инструкция «настроить маршрут WB → ваш ящик» и чек‑лист еженедельного обзора документов — берите в телеграм канале @Astrakov_PRO. Там же — образец структуры архива.

Что делать, если ЭДО не подключен — можно ли работать по оферте?

Можно начать и без ЭДО: документы доступны в ЛК, и по оферте часто действует правило акцепта по истечении срока для возражений. Но это «временный режим». Без ЭДО сложнее спорить строки удержаний, подтверждать подписи перед банком/налоговой и быстро обмениваться корректировками. Рекомендация: запускать продажи — да, но в первые две недели подключить ЭДО, чтобы не копить «бумажные хвосты».

Параллельно выстроите локальный архив: сохраняйте PDF отчётов/актов с датой и номером редакции оферты, ведите журнал возражений/согласований. После подключения ЭДО перенесите «живые» кейсы в электронный контур.

Где смотреть в ЛК: ЛК → «Взаиморасчёты / Отчёты/Акты», ЛК → «Поддержка» (переписка по спорным строкам).

Возьмите «переходный план» — как работать первые недели без ЭДО и ничего не потерять. Он ждёт в телеграм канале @Astrakov_PRO. Это экономит нервы и деньги.

Как сменить оператора ЭДО, не потеряв документы WB?

Подготовьтесь как к миграции сервиса, а не как к «переключателю». Сначала выгрузите архив за весь период (документы + квитанции/подписи), проверьте читаемость в независимом валидаторе. Затем заключите договор с новым оператором и настроьте маршрут WB → новый ящик. На 1–2 отчётных периода держите два контура параллельно: входящие проверяйте в обоих, а новые документы прогоняйте через новый.

Важно: сообщите бухгалтерии/ассистентам, куда смотреть «с сегодняшнего дня», и зафиксируйте дату миграции в журнале. После параллельного периода закройте старый контур и оставьте его как архив.

Где смотреть в ЛК: ЛК → «Взаиморасчёты / Отчёты/Акты», интерфейсы старого и нового операторов ЭДО (настройки маршрутов/ID ящиков).

План миграции «без потерь» с контрольными точками у нас готов — скачайте в телеграм канале @Astrakov_PRO. Настроите за вечер, без рисков для отчётности.

Как восстановить утерянные акты/УПД в ЭДО?

Путь всегда начинается с ЛК: откройте нужный период в «Взаиморасчётах» и скачайте первичку с актуальными суммами. Дальше запросите повторную отправку через ЭДО (если ваш оператор/маршрут поддерживает) или приложите документы в треде поддержки для юридической фиксации.

На будущее заведите «двойной» архив: официальный (ЭДО) и локальный (PDF+квитанции в вашей структуре папок с бэкапом). Раз в месяц проверяйте «комплектность» закрытия: все ли документы дошли, у всех ли корректна подпись и дата.

Где смотреть в ЛК: ЛК → «Взаиморасчёты / Отчёты/Акты», ЛК → «Поддержка», интерфейс оператора ЭДО (история доставки/повторная отправка).

Заберите инструкцию «что делать, если пропал документ» и шаблон письма в поддержку — в телеграм канале @Astrakov_PRO. Держите под рукой, пригодится в самый неожиданный момент.

Как делегировать право подписи сотруднику в ЭДО?

Юридически подпись принадлежит конкретному лицу. Делегирование оформляется доверенностью, а технически — выпуском КЭП на сотрудника или предоставлением доступа к подписи уполномоченного по регламенту оператора (если это допускается). Внутри компании зафиксируйте, какие документы и в какие сроки может подписывать сотрудник, и как вы отзывате доступ при увольнении.

В ЛК WB ограничьте роли так, чтобы «подписант» имел минимально необходимые права, а финансовые и договорные разделы были под контролем руководителя.

Где смотреть в ЛК: ЛК → «Настройки / Пользователи и роли», интерфейс оператора ЭДО (настройка полномочий/делегирование), ЛК → «Документы».

Шаблон доверенности и регламент «кто что подписывает и когда» доступны в телеграм канале @Astrakov_PRO. С ними вопрос делегирования перестаёт быть «на словах».

Как проверить корректность ЭЦП в документах WB?

Проверяйте три вещи: валидность сертификата (не истёк ли, кем выдан, на кого оформлен), целостность документа (подпись «зелёная», нет изменений после подписания) и хронологию (время подписи внутри отчётного периода). Делайте это в интерфейсе оператора ЭДО или в независимом валидаторе, который умеет показывать цепочку до корневого УЦ.

Ещё полезно держать сверку «кто подписал и на каком основании»: ФИО/должность/основание подписи (приказ/доверенность). Это закрывает вопросы аудиторов и налоговой.

Где смотреть в ЛК: ЛК → «Взаиморасчёты / Отчёты/Акты», интерфейс оператора ЭДО (проверка КЭП/квитанции), раздел помощи УЦ (проверка сертификата).

Возьмите короткий чек‑лист проверки подписи и шаблон «карточки подписанта» — оба файла ждут в телеграм канале @Astrakov_PRO. Надёжная подпись — это не «магия», а 5 минут дисциплины.

Уважаемый читатель, понравилась моя статья? Меня зовут Астраков Дмитрий, я основатель WBStat.PRO, автор тренинга «WILDBERRIES – ПРОРЫВ». Хотите узнать, КАК ПОДНЯТЬ ПРОДАЖИ НА WILDBERRIES? Подпишитесь на мой бесплатный Telegram-канал: @Astrakov_PRO – там каждый день выходит самая крутая информация о WildBerries: